経理をするだけでは足りない 数字をわかるようになるために必要なこと

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事業を継続していけば、毎年数字を見ていく必要があります。

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せっかくお金をかけて経理しているのですから、決算書、試算表などの数字を活用をしましょう。

経理をするだけでは片手落ち 実績の数字を活用しよう

フリーランス、法人など事業を継続していく上で、数字に関わることは避けられません。

事業を継続するには、日々売上の請求書を発行し、入金してもらう、仕入先から請求書を受領して支払う。その他の経費も支払います。

これらは事業をやっていれば、必ずやることです。

この上帳簿まで記帳して決算書を作成しなければなりません。

こういった一連の業務は当たり前ですが、すべて数字が絡むことです。

クラウド化によって、自分で記帳することも以前に比べれば、やりやすくなってきました。

それでもできない場合には、会計事務所にお願いすればいいのかもしれません。(私は記帳代行は積極的に受けていません)

請求書発行などはITを活用すれば楽にできるようになってきました。

しかし、このままでは事業を日々こなすだけになってしまいます。自分で数字の検証をする場面がありません。

税理士に月次決算を説明してもらうことがあったとしても、一般的には、多くても月に1回ではないでしょうか。

その間にも事業は動いているわけです。

完璧でないにしても、自分なりにどういう状況なのかザックリでも把握できる力が求められます。

売上が下がっている原因が単価が下がっているためだとわかれば、早速値上げのための対策をするなど、税理士と会うのを待たずに手を打つこともできます。

 

自分の事業は最終的には自分で守っていく必要があります。

ザックリとでも分析ができればいいわけです。考えのベースがあれば、税理士とはそこから話をすればいいので、時間を有効活用できます。

もちろん、わからないものは税理士に聞けばいいのです。

数字に関心があるとそうでないのとではお金の残り方も、貸借対照表の状態もまるで違ってきます。

税理士の説明を聞いてどこを見ているか観察する

じゃあ、それを今日からやるといっても、今までやっていないことをやるのは簡単ではありません。

本を読んでやるといっても、なかなか実際に結びつけるには時間がかかります。

一番手っ取り早いのが、税理士の説明を聞きながら、身体で覚えてしまうということでしょう。

税理士に月次決算など説明をしてもらうことがあると思います。

税理士は資料だけで相手の方に言いたいことを伝えるためのスキルは日々磨いています。

「なぜこの資料なのか?」「データはどうやって加工したのか?」「どこに着目して説明しているのか」などといった観点で話を聞いているだけでも違います。

自分でも分析をしてみたいけど、やり方がわからないのであれば、有料でも個別にじっくりやり方を聞いてみるのも1つです。

それが自分の事業の改善につながればいいわけです。

分析するには、観察力が必要 簡単に観察力を高める方法

分析をするにはデータを観察する力が求められます。

「観察力」というと難しいですが、要するに変化に気づくようになればいいわけです。

預金残高と借入金の残高推移をこんな感じで数字をみていてもよくわかりません。眠くなるだけです。(笑)

(データは架空の数字です。)

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簡単に変化に気づくようになるためには、自分の分析したいデータを集めてグラフ化してみるのがオススメです。

例えば、売上の得意先別の月々のデータや現預金の日々の残高データなど用意すればいいのです。会計データがあるのならそれを活用して、自分なりに加工してもいいでしょう。

 

Excelで「挿入」→「グラフ」をクリックするだけです。「Alt」→「N」→「R」でもできます。

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最近のExcelであれば、こんな感じで結構キレイなグラフが簡単にできます。

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グラフの作成に時間はかけずに、どういう流れ、どういう状況なのかがわかればいいです。

自分でみるだけであれば、キレイなグラフは不要です。

 

見せる用のグラフに一部を加工しました。

繰り返しますが、自分だけで見るのであれば、ここまで加工することは不要です。

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このグラフを見たときに一目で把握することができる情報は多いです。

・ 増加傾向にあるのか、減少傾向にあるのか

・ 借入金との関係はどうか

・ 一時は預金残高が借入金残高を上回っていたけど、今はまた下回っている。何が原因か

・ この先お金の動きがどうなっていくのか。なくなるとしたらいつ頃か

 

何か手を打とうと問題意識を持つためには、ざっくりこんな感じの情報で充分です。

得意先ごとの分析でも何でも気になるものはグラフ化して「見える化」してみましょう。

気になるものは税理士にも相談してみましょう。大きなヒントがあるかもしれません。

 

この辺りの記事は分析の参考になると思います。どれもExcelでできます。


 

まずはいろいろやってみましょう。^_^

 

【編集後記】
昨日はお客様訪問。新規で契約頂いたお客様だけにまだ慣れず通常より時間がかかってしまいました。^^;いろいろ今後の課題も見えましたが、まずはご契約頂きありがたいです。


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