見やすい資料を提供することを心がける

スポンサードリンク




税理士業をやっていると、「このアクションをした場合の効果はどのくらいか?」

「決算説明資料」などといった資料を作成する場面がよくあります。

 

83904002-d285-4749-aa07-89ff3ac2e39d
5/23 品川駅です。21:30発のぞみを待つ

 

相手にとって理解しやすいものを提供する

最近は資料作成やプレゼンの関係の本がよく出ています。私も何冊か購入したり研修に参加して、自分の資料作成でも活用させてもらったりします。(タイトルのようにインプットとアウトプットですね。)最近では下記の2冊はオススメです。

税理士としてすべきことの1つに「わかりやすく数字を伝える。」ということがあると思います。

何を言っても結局「数字に現れてくるし、一番説得力がある。」と感じます。

例えば、「たくさん来てくれたよ」と言われても「そうなんだ」となり、その程度まではよくわかりません。

でも、これが「100人来てくれたよ。」だとそれに対する相手側もそれを想像するので、驚きなどが加わってより強い相手側からの反応があったりします。

これらは数字によって、具体的な程度がわかるからこその反応だと思います。

とまぁ、個人的な考えではありますが・・・。

そうであれば、そこを理解してもらうための配慮が必要となるわけです。そのために心がけていることをいくつかお話します。

 

定型の書式にこだわらない。

会計ソフトからも試算表など色々な資料を出力することができますが、説明に使おうとする場合には「貸借対照表」や「損益計算書」などそれぞれ複数ページにわたってしまい、各資料の構造的な話を絡めて説明することは困難です。

「貸借対照表」で1枚、「損益計算書」で1枚、などそれぞれの資料は1枚で完結することで説明もしやすくなります。

 

自分が相手に伝えたいことをしっかり伝えるためには、伝えやすい資料であることが大前提です。

なので会計ソフトと連動する専用ソフトなどを使ったり、それ以外はExcelで対応したりしてわかりやすい資料を作成するようにしています。

 

単位をできるだけ小さくする

これはある種当たり前のことかもしれませんが、意外と盲点だったりします。

例えば下記の場合にどれがわかりやすいかということです。

 

 

円単位のものはどうしても「これいくら?」からスタートすることになってしまいます。

その時間はロスになります。

会計事務所の職員であれば、このくらいはパッと見てわかるのかもしれませんが、そこは自分目線ではなく、相手目線で見る必要があります。

 

ただ例えば(千円単位)がいいか(百万円単位)がいいかは、その他の項目との絡みもあり好みになってくるので、そこは臨機応変に対応しています。

 

グラフなどを活用して伝える

数字は説得力があるとしても、資料は数字の羅列です。パッと見てなかなかわかるものではありません。

場面によってグラフを活用したりします。

グラフを活用する最大のメリットは「イメージで捉えることができる。」という点です。

試算表だけ見ていてもわからなかった課題もグラフを活用することで見つけることができたりします。

図4

キャッシュ・フローのグラフを作ってみました。上場企業がよく作成している「滝グラフ」です。資金が5,000増えた理由が営業CFによるものだとわかります。

 

こちらは「ファンチャート」といって、ある基準の時点を100%としたときにどれだけの割合が増減して推移しているかを表示したものです。

下記は借入金の残高割合を表したものです。

図3

これを見ると長期借入金の「長期借入金」は順調に返済しているけど、短期借入金はほとんど減っていないため、資金繰りは厳しくなっているということがわかります。

個人的な課題を言えば、これらを作成するのに時間がかかってしまうことです。最初は仕方ないのかもしれませんが、これらを合理化して作成できるようにしたいと思ってます。Excelのスキルupの必要性を感じています。

 

フォントについて

資料のフォントは現在は全て「メイリオ」か「Meiryo UI」にしています。色々試しましたが、これが一番見やすいと好評を頂いています。上記の使い分けは特にしていませんが、数字には「Meiryo UI」が向いているのかなと思っています。

ここに掲載した表などはすべて「Meiryo UI」で作成しています。

 
【編集後記】
ブログもこれで2日目ですが、1日目よりも早く投稿できました。(汗)
先日の研修で井ノ上さんからおススメしてもらったブログ関連書籍をAmazonで購入
午後は仕事をこなして、その後の時間は自己投資の時間です。
小さなことからコツコツと・・・。(笑)


スポンサードリンク




相続税申告・ひとりしごとをサポートします 植村豪税理士事務所

相続や贈与のことでお悩みの方、「決算書の数字が読めない」、「資金繰りを改善したい」、「クラウド会計を使ってみたい」というひとり社長やフリーランスの方のサポートに力を入れています。