紙のやり取りをなくすための解決策 ITツールでトラブルも不安もなくなる

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仕事柄、紙が出ることも多いのですが、できるだけ出ないようにしています。

 

実際、意識してみると紙を使うことはかなり減りました。

紙が多いのはトラブルのもと

独立1年目。確定申告のときに紙の使いすぎを痛感して、できるだけ使わないように仕事のやり方を変えました。

そこから1年ちょっと。

やってきて感じることは、紙は本当に最低限でいいということ。

もちろん、紙で保存しておかないといけない税務書類などはあるものの、最低限で済ませています。

何か資料を探したいという場合でも、検索できるデータで持っていた方が便利ですし、

紙の資料が多いと、保管スペースやインクなど色々必要なものも出てきます。

また、お客様と紙べースでの資料をやり取りすると、トラブルのもとになりがちです。

「渡した」

「もらっていない」

というやり取りがあると、お互いに時間的にも大きなロス、心理的な負担にもなりますので、できるだけ避けたいものです。

以前、税務署から別途送付資料が届いていないと連絡がありましたが、送った履歴を管理してあったので、送付日を伝えて事なきを得たものの、やっぱり心情的には落ち着きませんでした。

お客様との間ではそういうことができるだけないようにするためにもデータでのやり取りをしています。

紙のやり取りでトラブルにならないように使っているツール

お客様とのやり取りを紙でなく、データでやり取りするためにツールを使っています。

基本的には次のようなツールを使えば、紙はかなり減るかと。

Dropbox

会計データ以外のPDFファイルなどをやり取りする場合には、Dropboxを使っています。

大抵データ化しやすいものがほとんどで、特に困ったと感じたことはありません。

Dropbox
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Scannable

特に相続税申告の仕事では、紙の資料が多いです。

「持っていってもらっても…」とは言っていただきますが、紙でもらうとあとで「あれ、返したっけ?」と焦ることになるかもしれません。

そのため、その場でScanしてデータ化してもらうようにしています。

ScannableでScanして、確認して終了です。

Evernote Scannable
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決済サービス

紙?といっては怒られるかもしれませんが、お金ですね。

売上のお金を現金でもらうということはしていません。(独立前の事務所では現金でもらうことがありました。)

もらった後に「あれ?あれっ?確かここに…」とうろたえたくありませんし。

現在は顧問契約も含めて、口座振替や振込み、クレジットカードでの決済をお願いしています。

お客様からしても現金のやり取りをするのは面倒なはずです。

また、クレジットカードでの決済を導入してみると予想以上にご利用いただいています。

実際、セミナーの料金決済はクレジットカードと振込みをご用意していますが、ざっくり半分ちょっとの方がクレジットカードをご利用いただいています。

そのクレジット決済サービス、現在はpaymo bizを使っています。

paymo bizを選んだのは入金サイクルの早さとサービスのわかりやすさから

2018.05.21

「紙で…」が必須ならWebゆうびん

そうはいっても、紙で資料が必要になるような場面もあります。

税務署に提出するものの中には、紙での提出が求められるものがあります。

そういったものは、Webゆうびんを使って、紙をできるだけ出さなくていいようにしています。A4用紙5枚程度で郵送手続きまでしてくれて120円くらいですから、利用する価値はあります。

あと、相続税の申告は電子申告非対応。現状は紙提出なのですが、こちらはWebゆうびんでは現実的に難しく…。^^;

補足
2019年目処に電子申告になるとのことですが、添付書類は当面、郵送じゃないかと。

資料のやり取りをするなら、こういったツールは使っておきたいものです。

そもそもスペースが必要ないひとり仕事なら、紙を使わない仕事のやり方を追求してみましょう。

私はこれで不安もトラブルも少なくなりました。

 

そして、資料をデータのままチェックするならiPadは欠かせません。

 

iPad Proを使ってチェック! ペーパーレスで仕事をするためにやってみたこと 

2017.05.31

 


【編集後記】
昨日はお客様を訪問。決算までの見通しを確認しました。ハワイのコナコーヒーをいただきました。ちょっとバニラの風味があり、美味しかったです。そして今日はコロンビア戦、キックオフが早めということもあり、いわゆる「にわかファン」の妻と一緒にみる予定です。お〜、こっちが緊張してきたわ…。

【W杯ひとりごと】→期間限定・ネタバレなし
ベルギーはタレントが多く、結構安定しているなという印象。この後に控えるイングランド戦が楽しみです。そのイングランド、過去に比べると地味な感じは否めませんが、こちらは逆にもうちょっと見てみないと調子わからないですね〜。VAR(ビデオ・アシスタント・レフェリー)で勝敗が別れる試合が意外に多いなという印象。これ1つで優勝国も変わりそうな気もします。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
ハワイのコナコーヒー


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