Suicaを仕事に使うなら 知っておきたい経理処理の冴えたやり方

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移動で電車に乗るときにはSuicaでラクラク

JR大府駅にて

でも、このSuicaの経理処理にはちょっとしたルールがあります。

Suicaがあればなんでも買える

SuicaなどのICカードが利用できるようになって、電車に乗ることは本当に便利になりました。

交通系のICカードは、乗車券と電子マネーが一体になっているスグレモノ。

私はiPhoneのモバイルSuicaを利用しています。

補足
東海エリアなら名鉄・地下鉄系のmanacaとJR東海系のTOICAがあります。でもモバイル版はSuicaのみ

電車に乗るときもスイスイ、そして駅やコンビニでモノを買うときもSuicaの電子マネーでチャリーン。

この何にでも使える便利さの裏で考えておくべきことがあります。

Suicaを仕事に使うなら 経費にするタイミングには注意

このSuicaをはじめとする交通系ICカードを仕事に使っているとすれば、どうやって経理処理をするのか?

さあ、あなたはどちら?

  1. そりゃあ、お金を払ったときだから、チャージしたときでしょ。
  2. 実際にSuicaを利用したとき?

答えは②

経費になるタイミングは、通常はそのサービスを受けたときやモノを買ったとき。

そうなると、チャージをしたときは、サービスを受けたわけじゃなくて、お金をSuicaに入れただけの話。

ということで、チャージしたタイミングで経費処理するのは誤り。

チャージ後に、実際にSuicaで電車に乗ったときやSuicaで本を買ったときが経費になるタイミングということになります。

まとめると、現金でチャージ、Suica(資産)という科目を使ったなら

間違った経理処理 正しい経理処理
チャージした  旅費交通費 1,000/現金1,000  Suica(資産)1,000 / 現金 1,000
電車に乗った  旅費交通費 100 / Suica(資産) 100
本を買った  新聞図書費 200 / Suica(資産) 100

だから、実際のSuicaの残高と会計のSuica(資産)の残高はピッタリ一致するわけです。

間違った会計処理をしてしまうと、実際に仕事に使う前に経費処理をすることになりますし、本を買っているのに旅費交通費で処理される結果に。

さらに仕事に関係のないものを買ったとしても、経費処理されることになってしまいます。

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ちなみに使った経費の領収書をもって、旅費交通費 100 / 事業主借 100や新聞図書費 200 / 事業主借 200としてもいいでしょうね。

期末でチャージ残高を振り替えてもいいでしょうし。経理の方法は1つじゃない。

とにかく使った分しか経費にできないということです。

ちなみに、似たようなものでQUICPayなどの電子マネーがあります。

Suicaがあらかじめチャージしてから使うのに対し、QUICPayはチャージしないで、使った後にクレジットカードの決済として支払います。

だから今回のような問題は起こりません。

前払いのサービスの場合には、今回のような経理処理が必要です。参考までに。

クラウド会計なら連携ができる

正しい経理処理を弥生会計などで入力するとなると、それなりに大変かもしれません。

MFクラウドやfreeeであれば、データ連携することができます。

結果、残高は合うようになります。

ただ、モノを買ったときには、「物販」と表示されてくるので、その場合にはどこで何を買ったかを摘要欄でわかるようにしておきましょう。

もちろん利用したときの領収書を保管しておくことはいうまでもありません。

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【編集後記】
昨日は常滑方面へ。長女(9)がおととい熱で寝ていましたが、昨日は元気に学校に行ってくれました。長男(2)にもうつらずよかったです。頑張って治してくれた長女(9)に感謝です。ひとり仕事だけに自分だけでなく家族も気をつけないと…。^^;

【昨日の1日1新】
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