仕事のスピードを上げるためにITを活用して紙を減らす　楽しさを重視する

仕事でできるだけ紙を出さないことに挑戦しています。

紙がなくなれば、仕事のスピードは上がると考えています。

「紙を無くす」にしたいけど「減らす」にした理由

去年の確定申告のころ、仕事で出る紙の多さに問題意識を感じていました。

チェックするのにはPC画面でのチェックでは全体が見えず、印刷をしないと、ミスが出ます。

ただ、その問題もiPad Proという1つのツールで解決しつつあります。

紙で出さなくても、紙ベースと同じように全体を把握でき、チェックもしやすいです。

iPad ProでのチェックにはUPAD3が欠かせません。

最初は慣れませんが、少しずつ慣れてきます。

最近、税理士会から「PDFファイルの用紙に必要事項を記入して返信してくれ」という依頼もありましたが、UPAD3にアップロードして、Apple Pencilで記入して返信。

以前のように紙で印刷して、書いて、スキャンして送信なんていうことはしなくてよくなりました。

本当は「紙をなくす」を目指したいのですが、どうしても紙でやらざるを得ないものもあります。

それは相続関係の手続きです。

贈与税は電子申告できるのですが、相続税の申告書は電子申告非対応なので、紙で出さなければいけません。

先日、評価対象地が仮換地で、路線価がなく個別評価の土地でしたので、税務署に「個別評価申出書」を提出しましたが、これも紙で出すしかないのが現状。

こういったものがあるので、「紙を無くす」にはならないのが現状です。

書類はひたすらデータ化する

書類はひたすらPDFファイルにしてDropboxに保存します。

PDFファイルは、WindowsでもMacでも見ることができますし、枚数がどれだけあっても重さを感じません。

そして、データ化することのもう一つのメリットは「検索」ができること。

紙の場合には、保管場所には困りますし、「あ〜あの書類どこにいったかなぁ。」とあちこちを探したりすることもありますが、データなら保管は1箇所。

あちこち探す必要が無くなります。

もともと紙ベースのものは、問題なければスキャンしてポイッと捨てます。

紙は捨てないと溜まるばかりです。

できるだけデータで保有するようにしています。

メモならFasteverとEvernoteで。

本もすべてではありませんが、Kindleで購入したりもします。何冊持っていても重さは変わらないのが魅力です。

データであれば、

1. クラウドを通してどこでも見ることができる
2. 「Ctrl＋F」などで検索が素早くできる
3. 保管場所には困らない

というようにメリットも多いです。

ツールは重いかもしれないけど楽しさ重視で

今はMacbook ProとiPad Pro、それとiPhoneは必ず持ち歩くようにしています。

ここで気になるのは、重さだと思います。

これだけのITツール。確かにまあまあな重さになるのですが、重さよりも快適さや楽しみを重視しています。

外出時に写真を取りたければ、iPad Proで撮影します。

撮影が下手な私でもiPhoneで撮影するよりもいい感じで取れますし。

先日の東京出張の際にも東京の写真はすべてiPad Proで撮影したものです。

前述のスキャンもiPad Proの方がはるかにやりやすいですし。

仕事をしながらも、楽しみをより多く見つけたいと感じています。

紙を出さないために色々考えて、あたらしい発見もある紙のない生活、おすすめです。

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【編集後記】
昨日は法人の月次処理とブログのカスタマイズを。このブログを書いている時に本田選手のパチューカ移籍の情報が入ってきて驚いています。なぜメキシコなのか？まだわかりませんが、いつも驚かせてくれます。今後に期待したいです。