検索、置換をショートカットキーで入力してみよう 素早いデータ処理ができる

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ショートカットキーを覚えることがPC操作の効率化につながります。

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ショートカットキーは全部で300を超えるそうです。

その中でデータ処理にすぐ使えるショートカットキーを3つ紹介します。

たくさんのデータから必要なデータだけ検索したい場合には 「Ctrl」+「F」

データが多ければ、多いほど目視でデータを探すのは、時間がかかるし、大変です。

そんな時はやはりPCの能力を活用して、一瞬で探し出したいものです。そんな時には「検索」機能が便利です。

具体例で見てみます。Excelのデータで見てみましょう。

同窓会の出席者名簿です。(データは記事の関係上少なくしてあります。)

キャプチャ

この中から鈴木さんを探したいです。検索のショートカットキーは「Ctrl」+「F」を押してみましょう。

キャプチャ2

検索窓が現れるので、今回検索したい情報である「鈴木」を入力して「Enter」を押すと、見事に「鈴木」を検索してくれます。

このときに「すべて検索」を選択すると、「鈴木」のあるセルがすべて検索されます。「次を検索」を押すと1つずつ順番に検索されます。

キャプチャ3

検索のショートカットキーは、ExcelでもWordでもPDFでも、このブログを書いているソフトwordpressでも使えます。結構便利で私も重宝しています。

ちなみに弥生会計で「Ctrl」+「F」を押すと、前行複写になります。ちょっとExcelなどとは操作が違いますのでご注意を。

データが間違っていた 一瞬で置き換えたい 「Ctrl」+「H」で置換

資料を作ったけど、よく見たら間違っていたということはありませんか。この場合データが多いほど、その同じ間違いを探す時間もロスになってしまいます。

しかも、ミスの拾い漏れもあるかもしれません。

そんなときに覚えておくと便利なのが置換(ちかん)のショートカットキーです。

事例で見てみます。

同窓会の会費がよく見たら男性は10,000円で見込んでいたけど、9,000円でよかったから修正したいといった場合、

キャプチャ

置換のショートカットキー「Ctrl」+「H」を押してみましょう。

キャプチャ

このとき、「置換する前の数字や文字列」と「置換したい数字や文字列」を指定します。

今回の場合では、10,000を9,000に変更しますので、「検索する文字列」は「10,000」、「置換後の文字列」を「9,000」にして、すべて置換をクリックすると、

キャプチャ

10,000がすべて9,000に変わりました。データがたくさんある場合には本当に使えるショートカットキーです。

実は検索と置換はセットになっているので、一度検索をしていれば検索⇔置換はクリック1つでも入れ替えはできます。

キャプチャ

パソコンの変換ミスがあってもとりあえず全部やりきって、後で置換で一発修正するという方もいます。

変換でスペースキーを何度も押すのが、時間のロスになってしまうからということです。

スピードにこだわる方は、徹底していますね。

上に表示されたデータをそのままコピーしたい 「Ctrl」+「D」

上で入力したデータを下に同じようにコピーしたいということが、パソコンで仕事をしているとよくあります。

そんなときに使いたいのが「Ctrl」+「D」です。

具体例で見てみます。

同窓会に清水さんが参加できるようになりましたので、リストに追加します。

キャプチャ

コピーしたい範囲を選択して、「Ctrl」+「D」を押すと、

キャプチャ

上のデータがコピーされました。これはコピーしたいセルが多くてもできます。

コピーしたい部分をShift+→や↓で範囲指定をしておいて、「Ctrl」+「D」で、

キャプチャ

このようにコピーすることもできます。まぁ、清水さんはこんなにいないんでしょうけど・・・^^;

今回のショートカットキーも比較的キーが近いところにあるので、使いやすいと思いますし、どれもパソコンで仕事をする場合には欠かせないものばかりです。

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ショートカットキーを使ってパソコンスキルの効率化をしてみましょう。

 

その後に更新した記事です。(2016.9.15)

 

 

 

 

【編集後記】
昨日は午後からExcelの研修に参加。日頃の自分のExcelスキルを再確認し、新しいマクロの世界を見ることができました。特にマクロはできるだけ触っていかないと忘れちゃいそうです。^^;

 

 

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